Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV)

Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV)

Der Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) ist ein entscheidender Faktor, der sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betrifft. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die wichtigsten Aspekte des Datenschutzes bei der bKV und gehen besonders auf § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ein.

Informationen zur bKV durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber sollte seine Mitarbeiter umfassend und transparent über den Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) informieren. Dies kann durch verschiedene Kommunikationswege erfolgen, wie beispielsweise:

• Informationsveranstaltungen: Hier können Mitarbeiter direkt Fragen stellen und sich über die Vorteile der bKV informieren.
• Schriftliche Unterlagen: Broschüren oder Informationsblätter, die die wichtigsten Punkte zusammenfassen.
• Digitale Kanäle: E-Mails, Intranet oder spezielle Webseiten, die detaillierte Informationen zur bKV bereitstellen.

Wichtig ist, dass die Informationen klar und verständlich sind. Der Arbeitgeber sollte erläutern, welche Leistungen die bKV umfasst, wie die Anmeldung erfolgt und welche Kosten übernommen werden. Zudem sollte er darauf hinweisen, dass die Teilnahme an der bKV freiwillig ist und keine negativen Konsequenzen bei einer Ablehnung entstehen.

Weitergabe von Daten an die Versicherung

Die Weitergabe personenbezogener Daten an die Versicherung ist ein sensibler Punkt im Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV). Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Daten nur unter bestimmten Voraussetzungen weitergeben:

1. Einwilligung der Mitarbeiter: Die Weitergabe der Daten an die Versicherung erfordert die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiter. Diese Einwilligung muss freiwillig und informiert erfolgen. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter über den Zweck der Datenverarbeitung und ihre Rechte, insbesondere das Widerrufsrecht, aufklären.
2. Erforderlichkeit: Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss für die Durchführung der bKV erforderlich sein. Dies bedeutet, dass nur die Daten weitergegeben werden dürfen, die für die Versicherung notwendig sind.
3. Kollektivvereinbarungen: In einigen Fällen kann die Datenverarbeitung auf Grundlage von Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen erfolgen. Diese Vereinbarungen müssen jedoch den Datenschutzanforderungen entsprechen und dürfen die Rechte der Mitarbeiter nicht einschränken.

§ 26 BDSG im Detail

Der § 26 BDSG regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Dieser Paragraph ist besonders relevant für den Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV), da er die Voraussetzungen für die Datenverarbeitung festlegt:

• Zweckbindung: Daten dürfen nur für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
• Einwilligung: Die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung ist zulässig, wenn die Einwilligung freiwillig und informiert erfolgt. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter über den Zweck der Datenverarbeitung und ihr Widerrufsrecht aufklären.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) ist nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person überwiegt.

Das Verhältnis zwischen Versicherer, Mitarbeitenden und Arbeitgeber in der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) ist durch klare Datenschutzregelungen und Verantwortlichkeiten geprägt. Lässt der Arbeitgeber sich von einem spezialisierten Versicherungsmakler für bKV beraten, kommt dieser noch hinzu. Denn häufig bereitet er als Vorstufe die Mitarbeiterdaten für den Versicherer auf. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Datenverantwortlichkeit und -weitergabe

1. Arbeitgeber:
   • Der Arbeitgeber schließt den Gruppenversicherungsvertrag mit dem Versicherer ab und ist somit der Versicherungsnehmer.
   • Er ist verantwortlich für die Anmeldung und Abmeldung der Mitarbeitenden bei der bKV.
   • Der Arbeitgeber hat keinen Zugriff auf die Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden. Er erhält lediglich die notwendigen Informationen zur Verwaltung des Versicherungsverhältnisses, wie Namen und Geburtsdaten.
2. Mitarbeitende:
   • Die Mitarbeitenden sind die versicherten Personen und profitieren von den Leistungen der bKV.
   • Sie müssen ihre Einwilligung zur Datenweitergabe an den Versicherer geben, insbesondere wenn es um Gesundheitsdaten geht.
   • Mitarbeitende haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer Daten informiert zu werden und können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
3. Versicherer:
   • Der Versicherer verarbeitet die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden, einschließlich der Gesundheitsdaten, um die Versicherungsleistungen zu erbringen.
   • Er ist verpflichtet, die Daten gemäß den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen zu schützen und nur für die vereinbarten Zwecke zu verwenden.
   • Der Versicherer darf die Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder die Mitarbeitenden haben ausdrücklich zugestimmt.

Was sagt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?

Der Art. 14 der DSGVO bezieht sich auf die Informationspflichten, wenn personenbezogene Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden.

Dies bedeutet, dass Unternehmen bestimmte Informationen bereitzustellen, wenn sie personenbezogene Daten von Dritten erhalten. Dazu gehören:

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
• Zwecke der Datenverarbeitung
• Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Empfänger der Daten
• Dauer der Speicherung der Daten

Diese Regelungen stellen sicher, dass die betroffene Person über die Verarbeitung ihrer Daten informiert wird und ihre Rechte wahrnehmen kann.

Und wenn der Mitarbeitende keine bKV möchte?

Im Artikel 21 der DSGVO bekommen Arbeitnehmer*innen das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn diese Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f basiert. Dies gilt auch für Profiling, das auf diesen Bestimmungen beruht.

Um den Widerspruch einzulegen, sollte der Arbeitnehmer folgende Schritte befolgen:

1. Schriftliche Erklärung: Der Widerspruch muss schriftlich erfolgen und die Gründe für den Widerspruch darlegen, die sich aus der besonderen Situation des Arbeitnehmers ergeben.
2. Kontaktaufnahme: Der Widerspruch sollte an den Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Abteilung des Unternehmens gerichtet werden.
3. Bestätigung: Das Unternehmen/der Versicherer muss den Eingang des Widerspruchs bestätigen und die weitere Verarbeitung der Daten einstellen, es sei denn, es kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Arbeitnehmers überwiegen.

Falls der Versicherer jedoch bereits Leistungen ausgezahlt hat, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gem. § 257 HGB.

Fazit

Der Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) ist ein komplexes Thema, das sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betrifft. Transparente Informationen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind entscheidend, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie die Einwilligung ihrer Mitarbeiter einholen und nur die notwendigen Daten weitergeben. § 26 BDSG bietet dabei eine wichtige rechtliche Grundlage, um die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungsverhältnis zu regeln.

Der Datenschutz bei der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) erfordert eine sorgfältige Abstimmung zwischen Arbeitgeber, Mitarbeitenden und Versicherer. Der Arbeitgeber hat keinen Zugriff auf die Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden, sondern lediglich auf die notwendigen Verwaltungsdaten. Die Mitarbeitenden müssen ihre Einwilligung zur Datenweitergabe geben und haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer Daten informiert zu werden. Der Versicherer ist verantwortlich für die sichere und gesetzeskonforme Verarbeitung der Daten.

Durch eine sorgfältige Umsetzung der Datenschutzanforderungen kann die bKV nicht nur die Gesundheit der Mitarbeiter fördern, sondern auch das Vertrauen in den Arbeitgeber stärken.